La cosiddetta Fase 2 è alle porte. Non sono affatto preoccupato per le aziende, soprattutto per quelle di grandi dimensioni, oppure per gli esercizi commerciali. Sono più che certo che, al di là Smart Working, seguiranno e sapranno far rispettare ai propri clienti e dipendenti tutte le disposizioni di distanziamento sociale previste. Sono invece terrorizzato dai cantieri edili e dai lavori pubblici, dove, in virtù di un oggettivo e non indifferente dispendio energetico dei lavoratori coinvolti, sta andando per la maggiore una nuova moda – “la mascherina sulla fronte” – che, in alcuni casi (quelli più virtuosi!), può evolversi in “la mascherina sull’orecchio“. Ed è solo l’inizio!

Torniamo alle aziende e lasciamoci ispirare da una recente notizia pubblicata da CNBC e rilanciata dalle principali agenzie giornalistiche italiane. Secondo l’emittente televisiva, Facebook e Google hanno previsto di continuare a far lavorare i propri lavoratori in modalità Smart Working fino alla fine del 2020. In particolare, Facebook consentirà alla maggior parte dei propri dipendenti di scegliere se lavorare da casa mentre Google, sebbene gli uffici della compagnia riapriranno ad inizio luglio, ha previsto un’estensione del Remote Working di 6 mesi (originariamente tale modalità era prevista fino al 1 giugno). Anche Twitter sta drasticamente ripensando le proprie strategie. Con una nota pubblicata sul proprio blog aziendale, Jack Dorsey (CEO di Twitter) ha infatti concesso ai propri dipendenti di lavorare in remoto a tempo indeterminato.

Ebbene, se tre fra le più importanti ed innovative aziende del mondo si stanno muovendo in questo senso, c’è da sperare che anche molte realtà italiane del comparto Customer Service e Contact Center seguano il loro esempio. Ma solo a certe condizioni. Credo sia opportuno, dopo una prima fase di assoluta emergenza, rivedere profondamente i processi ed i costi (diretti ed indiretti) di questo nuovo modello organizzativo. Non si può certo pensare che la maggior parte dei lavoratori continuino ad utilizzare le proprie dotazioni informatiche personali per svolgere la propria attività. E, meno che mai, le proprie utenze domestiche. D’altro canto, però, è anche necessario mettere nero su bianco tutti i potenziali benefici per i lavoratori derivanti dall’adozione di questa modalità operativa, sia in termini economici che di work-life balance (e quindi “di tempo”). E’ un calcolo piuttosto complicato, lo ammetto, ma è indispensabile. Solo dopo aver approfondito questi aspetti, si potranno davvero quantificare gli eventuali benefici, sia per i lavoratori che per le aziende, derivanti dall’adozione capillare o parziale di questo modello organizzativo.

Costi e benefici dello Smart Working

Prima di tutto, bisogna considerare i costi aggiuntivi o, come vedremo più avanti, “occulti” lato dipendente derivanti dall’adozione di questo modello organizzativo. Per poter svolgere il proprio lavoro, soprattutto quando ci relaziona quotidianamente con i clienti, è indispensabile una connessione internet ad alta velocità. Supponendo un costo medio dell’abbonamento internet di 300€ all’anno, potremmo stimare che i costi relativi a 52 giorni di lavoro (8 ore al giorno) in modalità Smart Working sarebbero, complessivamente, pari a 14,25€ ovvero a circa 1,20€ al mese.

Secondo ComparaSemplice, per quantificare i costi “occulti” derivanti da 1 giorno di lavoro a settimana in modalità Smart Working, oltre all’abbonamento internet e telefono, andrebbe anche considerata la spesa aggiuntiva per l’energia e il riscaldamento, pari a 6,12€/mese per l’energia elettrica e 11,44€/mese di gas. A tali costi andrebbero poi aggiunti circa 12€/mese per il pasto a casa, per un totale di 29,56€ in più al mese. Sommando questi 29,56€ mensili ai costi relativi all’abbonamento internet (1,20€), il totale complessivo dei costi da sostenere lato dipendente per lavorare 1 giorno a settimana in modalità Smart Working sarebbero pari a 30,75€ al mese.

Altro aspetto da considerare è il risparmio sui costi relativi al tragitto casa-lavoro. Jojob, servizio che in Italia offre alle imprese uno strumento completo di welfare aziendale dal punto di vista della mobilità, calcola che un italiano su quattro ogni giorno impieghi circa 90 minuti per recarsi sul posto di lavoro e fare ritorno a casa. Lavorando in Smart Working al 100%, accumulando il tempo risparmiato negli spostamenti quotidiani casa-lavoro, nell’arco di una settimana si guadagnerebbe quasi una giornata di ferie.

Per quanto riguarda invece il potenziale risparmio lato azienda, Tiscali ha recentemente intervistato Andrea Gatti di Expense Reduction Analysts, società di consulenza internazionale specializzata nell’ottimizzazione dei costi. Secondo Gatti, adottando il modello organizzativo dello Smart Working, “solo sugli spazi fisici, mediamente i costi aziendali si potrebbero ridurre del 30% e, complessivamente, su un singolo dipendente, si potrebbe arrivare ad un risparmio totale di 10 mila euro all’anno se il lavoratore fosse al 100% in Lavoro Agile”. Supponendo che le stime di Gatti fossero al lordo dei costi “occulti” lato dipendente di cui vi parlavamo poco fa, riproporzionandole ad 1 giorno di lavoro in Smart Working a settimana, potremmo affermare che, mediamente, il risparmio aziendale per ogni lavoratore potrebbe aggirarsi intorno ai 2.300€ all’anno ovvero circa 191€ al mese. Non mi sembra poco.

Riassumendo, a fronte di una riduzione media complessiva dei costi aziendali di 191€ al mese per ogni dipendente in Smart Working per un giorno a settimana, di contro, il lavoratore avrebbe costi “occulti” pari a 30,75€ ma guadagnerebbe quasi un giorno di ferie al mese (4-5 giorni di lavoro in Smart Working al mese). Sebbene il saldo mi sembri positivo da entrambi i punti di vista (lavoratore ed azienda), non essendo un esperto in questo campo, lascio a voi le opportune conclusioni.

Processi di monitoraggio e modelli di leadership

Come abbiamo già detto più volte, la capillare diffusione dello Smart Working in Italia potrebbe davvero contribuire in maniera determinante all’innovazione, sia culturale che tecnologica, del nostro paese. Sebbene i costi siano un aspetto fondamentale da considerare, non è certamente l’unico. L’introduzione di questo modello organizzativo potrebbe infatti favorire una radicale trasformazione dei processi operativi, soprattutto quelli relativi al monitoraggio delle performance dei propri collaboratori.

Se, fino a poche settimane fa, la tendenza era semplicemente quella di controllare le risorse, spacciando spesso questo controllo per “attento monitoraggio”, con il diffondersi del lavoro a distanza, soprattutto in area Customer Service, sarà sempre più difficile esercitare la propria leadership in maniera autoritaria. Anzi, ritengo che questo momento possa essere un preziosissimo banco di prova per tutti i manager impegnati sul campo per testare la propria capacità di adattarsi al cambiamento.

Chi, in passato, si è dimostrato in grado di conquistare la fiducia e il rispetto dei propri collaboratori attraverso un approccio autorevole ma, al tempo stesso, costruttivo, di fronte a questa rivoluzione culturale oltreché lavorativa, non avrà particolari problemi a mettersi in discussione in quanto potrà sempre contare sulla collaborazione delle proprie persone. Diversamente, coloro che hanno sempre puntato su un approccio più autoritario, corroborato spesso da uno asfissiante, costante e, a volte, maniacale controllo dei propri collaboratori, avranno un bel da fare.

Conclusioni

Presto ripartiremo a pieno ritmo, ma il mondo non sarà più lo stesso. Cambieranno molte cose e, quando questo accadrà, dovremo farci trovare pronti. I processi dovranno essere riscritti o, quantomeno, rivisti e il nostro consueto approccio con colleghi e collaboratori dovrà essere più inclusivo e collaborativo. Queste nuove modalità operative creeranno senz’altro molte criticità ma, al termine di questo lungo processo di trasformazione personale e collettiva, saremo altra cosa rispetto ad ora. Saremo migliori? Non ho gli strumenti per dirlo ma questo è il mio più grande auspicio.